Root Cause Analysis (RCA) wat is het? En waarom is het onmisbaar bij het oplossen van bedrijfsproblemen?

Zit je organisatie vast in terugkerende problemen? Dan is de kans groot dat je symptomen bestrijdt in plaats van de echte oorzaken aan te pakken. Root Cause Analysis (RCA) biedt een oplossing.

RCA is een gestructureerde methode waarmee je de onderliggende oorzaak van een probleem blootlegt. In plaats van steeds opnieuw te repareren wat zichtbaar stukgaat, zoek je naar wat onzichtbaar scheef zit.

Daarmee leg je de basis voor structurele verbeteringen.

Een goede probleemanalyse:

• Voorkomt herhaling van fouten;
• Maakt verbeteracties effectiever;
• Bespaart tijd, geld en frustratie.

 In dit artikel ontdek je:

• Wat Root Cause Analysis precies is;
• Welke methoden je kunt toepassen;
• En waarom dit dé sleutel is tot succesvolle digitale verandering.

De Amerikaanse Society for Quality definieert het zo: ‘Een root cause is de werkelijke oorzaak van een probleem een oorzaak die je blijvend moet aanpakken via verbetering van je processen.’

Wat zijn de voordelen van Root Cause Analysis?

Root Cause Analysis (RCA) is een slimme, systematische aanpak om problemen bij de kern aan te pakken. In plaats van telkens symptomen op te lossen, ga je direct naar de bron. Dat zorgt voor blijvende verbetering.

Zes voordelen van RCA op een rij: 

1. Kosten verlagen: Je voorkomt herhaling en verspilling door niet telkens te ‘repareren’.
2. Efficiëntie verhogen: Teams besteden minder tijd aan brandjes blussen en meer aan wat echt telt.
3. Concurrentiepositie versterken: Je werkt slimmer dan bedrijven die blijven dweilen met de kraan open.
4. Beter beslissen: Je neemt besluiten op basis van feiten, niet op aannames of snelle fixes.
5. Innovatie versnellen: Door bottlenecks structureel op te lossen ontstaat ruimte voor vernieuwing.
6. Stress verminderen: Minder terugkerende problemen = minder frustratie, minder verzuim.

Zoals ik ook in mijn boek Zorgvuldige besluiten nemen beschrijf: 

‘Parkeer de oplossingsmodus. Focus eerst op het begrijpen van het probleem.’

Wat zijn veelvoorkomende uitdagingen bij Root Cause Analysis?

 Waarom lukt het veel organisaties niet om écht tot de kern van een probleem te komen?

 Hoewel Root Cause Analysis een krachtig instrument is, lopen veel teams tegen herkenbare obstakels aan. Dit zijn de drie meest voorkomende valkuilen:

1. Gebrekkige of foutieve data
   Zonder betrouwbare informatie wordt een verkeerde oorzaak snel als ‘de waarheid’ aangenomen. Dit leidt tot foute conclusies en verkeerde interventies.
2. Weerstand tegen verandering
   Medewerkers houden zich liever stil dan dat ze knelpunten blootleggen. Zeker als de oorzaak gevoelig ligt bij processen, systemen of mensen.
3. Symptoom-denken in plaats van oorzaak-denken
   Veel teams lossen op wat zichtbaar is, zonder het échte probleem te onderzoeken. Zo blijf je in een reactieve modus hangen: de vicieuze cirkel van brandjes blussen.

 Hoe sneller je deze valkuilen herkent én erkent, hoe sneller je doorbreekt naar de kern.

Waarom is Root Cause Analysis belangrijk?

Root Cause Analysis (RCA) is geen luxe, maar een noodzaak als je serieus werk wilt maken van duurzame verandering.

Wie RCA vroeg toepast, voorkomt dat hij gaat bouwen op drijfzand.
Door direct bij het begin van een probleem - of veranderingstraject - naar de kern te zoeken, leg je een stevig fundament voor je aanpak.

Wat levert dat op?

• Meer grip op je veranderstrategie: je weet wát je verandert en waarom.
• Voorspelbare implementatie: minder ad-hoc bijsturen, meer rust en richting.
• Betere besluitvorming: RCA voorkomt dat je je plan baseert op symptomen of aannames.
• Sneller herstel bij fouten: ook bij corrigerende maatregelen weet je precies waar je moet ingrijpen.

Of het nu gaat om een IT-implementatie, procesoptimalisatie of cultuurverandering, een grondige probleemanalyse helpt je koersvast te blijven.

Waar gaat het vaak mis bij het uitvoeren van een Root Cause Analysis? 

Zelfs met de beste intenties loopt een RCA-traject soms spaak.

 Dit zijn drie klassieke valkuilen die je beter kunt vermijden:

1. Te veel blijven hangen in analyse.
   Analyseparalyse ligt op de loer: je blijft eindeloos graven zonder een conclusie te trekken of stappen te zetten.
2. Mensen niet goed meenemen.
   Als je RCA ‘over mensen heen’ uitvoert, creëer je weerstand. Betrokkenheid is cruciaal voor acceptatie en kwaliteit van de analyse.
3. Handelen op onderbuikgevoel in plaats van feiten.
   Als je RCA uitvoert zonder data of logica, verval je alsnog in symptoombestrijding. Dan lijkt het RCA, maar is het vooral nattevingerwerk.

Tip: Begin klein, neem je stakeholders mee en werk met gestructureerde vragen. Dan blijft je analyse behapbaar en bruikbaar.

Hoe helpt AI bij Root Cause Analysis?

Kan AI jou echt helpen om problemen slimmer op te lossen? Absoluut.

AI is geen vervanging van je denkvermogen, maar een krachtige versterker ervan. Vooral bij Root Cause Analysis is dat goud waard.

 AI helpt je op drie manieren:

1. Als sparringpartner die je scherp houdt.
   AI stelt onbevooroordeelde vragen, prikt door aannames heen en dwingt je om na te denken over wat je over het hoofd ziet.
2. Als snelle data-analist.
   AI analyseert grote hoeveelheden gegevens razendsnel, vindt patronen en legt verbanden die jij mogelijk mist. Zo krijg je in korte tijd beter inzicht in oorzaken.
3. Als rem op de oplossingsdrang.
   AI helpt je eerst de juiste vragen te stellen voordat je richting een oplossing springt. Daarmee voorkom je symptoombestrijding.

Reflectievraag: Heb jij al eens geprobeerd om met AI tot de kern van een probleem te komen nog vóór je in de oplossingsmodus schiet?

Tip: probeer het eens met een simpele prompt zoals
“Wat zou een mogelijke kernoorzaak kunnen zijn van dit probleem, gegeven deze data of situatie?”

Of gebruik deze Root Cause Analysis GPT (AI agent) die ik heb ontwikkeld. Je kunt hem gratis gebruiken om de onderliggende oorzaken van problemen te achterhalen.

Welke tools kun je gebruiken om tot de kern van een probleem te komen?

Er zijn meerdere beproefde methoden die je helpen om oorzaken systematisch te analyseren. Hieronder de meest gebruikte inclusief toepassing en voordeel.

1. De 5 Why’s – simpel, maar doeltreffend

Wat is het?
Je stelt vijf keer de vraag "Waarom?" om de keten van oorzaken te achterhalen. Zo graaf je van symptoom naar kernoorzaak.

Voorbeeld:

• Waarom liep de productielijn vast? → De machine raakte defect.
• Waarom was de machine defect? → Een onderdeel oververhit.
• Waarom oververhit? → Geen onderhoud.
• Waarom geen onderhoud? → Schema werd niet gevolgd.
• Waarom niet? → Onvoldoende rolverdeling.

Voordeel:
Je ontdekt dat het echte probleem niet technisch is, maar organisatorisch.

 2. Ishikawa-diagram (Visgraatdiagram) – visueel en compleet

Wat is het?
Je brengt mogelijke oorzaken overzichtelijk in kaart aan de hand van categorieën zoals:

• Mens
• Methode
• Machine
• Materiaal
• Milieu

Voordeel:
Maakt complexe oorzaken visueel en helpt teams gestructureerd nadenken.

 3. Pareto-analyse – focus op wat echt telt

Wat is het?
Volgens de 80/20-regel wordt 80% van de problemen vaak veroorzaakt door 20% van de oorzaken.

Voordeel:
Laat je snel zien waar je het meeste resultaat haalt met minimale inspanning.

Vaak wordt 80% van de problemen veroorzaakt door slechts 20% van de oorzaken. Een mooie praktijkgerichte toepassing vind je hier.

4. First principles thinking

Wat is het?
Je brengt een probleem terug tot de fundamentele, onweerlegbare feiten. Vanuit daar bouw je een oplossing op, los van bestaande aannames.

Voordeel:
Stimuleert écht vernieuwend denken en voorkomt dat je oude oplossingen herhaalt.

First Principles Thinking is een methodologie waarbij je een probleem terugbrengt tot de meest fundamentele, onweerlegbare feiten en daaruit logische conclusies trekt.

Root Cause analysis veel gestelde vragen

Q: Hoe helpt AI bij Root Cause Analysis?
A: Artifical Intelligence (AI) versnelt je analyseproces door automatisch patronen te herkennen in data. Daarnaast fungeert het als sparringpartner: het stelt kritische vragen, helpt aannames bloot te leggen en houdt je uit de oplossingsmodus. Zo werk je sneller én slimmer richting de kernoorzaak.

 Q: Waarom is Root Cause Analysis belangrijker dan symptoombestrijding?
A: Omdat symptoombestrijding leidt tot tijdelijke oplossingen die het echte probleem laten voortbestaan. RCA pakt de kern aan, wat zorgt voor structurele verbetering en duurzame impact.

Q: Wanneer is het slim om RCA toe te passen?
A: Zodra je merkt dat problemen zich herhalen, projecten blijven vastlopen of beslissingen worden genomen op basis van aannames. Hoe eerder je de oorzaak vindt, hoe sneller én goedkoper de oplossing.

Q: Is Root Cause Analysis alleen geschikt voor productiebedrijven?
A: Nee, zeker niet. Hoewel RCA zijn oorsprong heeft in productie en kwaliteitscontrole, is de methode toepasbaar in alle sectoren: van zorg tot onderwijs, van IT tot zakelijke dienstverlening. Overal waar problemen ontstaan in processen, systemen of samenwerking helpt RCA om de echte oorzaak te vinden en gericht te verbeteren.

Q: Kan ik Root Cause Analysis zelf doen of heb ik een expert nodig?
A: Je kunt vaak prima zelf starten met eenvoudige methodes zoals de 5 Why’s. Maar bij complexe problemen of groepsdynamiek helpt een externe begeleider om scherp te blijven en blinde vlekken te vermijden.

Q: Wat is het verschil tussen de 5 Why's en First Principles Thinking?
A: De 5 Why’s is een praktische, lineaire methode om snel tot de kern van een probleem te komen. First Principles Thinking gaat dieper: je breekt het hele vraagstuk af tot fundamentele feiten en bouwt van daaruit opnieuw op. Die methode is vooral krachtig bij innovatie en strategische vernieuwing.

Meer weten?

Download gratis het e-book ‘Zorgvuldige besluiten nemen en effectief bedrijfsproblemen oplossen’. Nu inclusief bonus podcast.

Verder sparren? Neem contact op